Så planerar du personalens arbetspass

Alla restaurangägare vet att det ibland kan vara hur enkelt som helst att lägga personalschemat, medan det andra gånger kan kännas som en riktig utmaning.

Med varierande gästflöden, individuella önskemål och lagkrav kan schemaläggningen snabbt bli en riktig huvudvärk. Här tittar vi på några sätt att göra den här återkommande uppgiften enklare.

Det här bör du tänka på när du planerar schemat

Ett dåligt planerat schema kan snabbt leda till problem med både underbemanning och överbemanning. Därför rekommenderas starkt att du följer en tydlig och beprövad metod som du kan använda månad efter månad.

Förutse förändringar i gästflödet

Oavsett om gästflödet minskar eller ökar är det viktigt att anpassa bemanningen efter förändringarna. Annars riskerar du att få antingen för många eller för få medarbetare på plats. Båda situationerna kan få allvarliga konsekvenser för verksamheten.

För att kunna förutse lugna perioder och toppar i antalet gäster bör du basera planeringen på konkreta data, till exempel röda dagar och skollov, historiska data, lokala evenemang, väderförhållanden och redan gjorda bokningar.

Exempel: äger ett internationellt evenemang rum i ditt område i sommar? Räkna med en våg av turister! Om de två första veckorna i juli däremot väntas bli mycket regniga och närliggande campingplatser rapporterar många avbokningar kan det vara klokt att minska bemanningen.

Säkerställ en bra balans mellan teamen

När vi pratar om schemaläggning tänker vi ofta på arbetstider och antal medarbetare. Men det är också viktigt att säkerställa en bra balans mellan köket, serveringen, baren och leveranspersonalen. Om något av dessa team är underbemannat kommer resten av verksamheten också att påverkas.

Det är också viktigt att se till att alla får tillräckligt med vila, både under veckan och under arbetsdagen. Planera dessutom så att det inte uppstår stora luckor under dagen, till exempel när en person arbetar samtidigt som en annan har rast.

Caspecos personalsystem – lön, tid, och schemaläggning i ett

Allt du behöver för att anställa, hantera och betala ditt drömteam. Caspeco Personal tar hand om allt – så du kan fokusera på människor, inte administration.

Enkel att använda, lätt att lära

Spara tid och öka din lönsamhet

Integrerat med bokföringssystem

Caspeco är det verktyg som främst bidragit till att vi, under 10 års tid, varit ett av de mest lönsamma restaurangföretagen i Sverige, med en lönsamhet på 15-20%, år efter år. Oskar Svanström, VD, The Bishops Arms

Schemaläggning för restaurang

Vilka är fördelarna med effektiv personalplanering?

Det finns en mängd olika lösningar. Här går vi igenom de vanligaste alternativen, från de enklaste till de mest avancerade.

Schemaläggning där bemanningen matchar det faktiska behovet

I ett modernt personalsystem finns färdiga mallar som gör att det går snabbt att lägga scheman, rotera personal samt återanvända tidigare veckor. Systemet visar dessutom hur många timmar som kan schemaläggas för att verksamheten ska vara lönsam, baserat på bokningar och prognoser – så att bemanningen alltid matchar det faktiska behovet.

Tidrapportering och lön utan krångel

Om personalen stämplar in digitalt, rapporteras frånvaron enkelt direkt i schemat. Vid periodavstämning jämförs arbetad tid automatiskt mot schemalagd tid. Frånvaro, tillägg och avdrag hanteras automatiskt inför löneutbetalning, tidrapporter godkänns med några klick och kontering bokförs direkt i bokföringssystemet. Det innebär att löneadministrationen kan skötas utan att någon i teamet behöver vara ekonomiexpert.

Fördelen med en app för hela personalen

Via personalappen kan medarbetarna själva se sitt schema, ansöka om ledighet, ta del av lönespecifikationer och följa sin dricks – allt på ett ställe. Kommunikation ut till personalen, via notiser, sms eller mejl, sker med ett enda klick.

Gör drickshanteringen smidig

Dricks fördelas automatiskt till rätt medarbetare, helt integrerat i systemet – en lösning framtagen specifikt för besöksnäringen.

Gör onboardingen enkel

Nya medarbetare läggs enkelt upp med färdiga anställningsmallar, fyller i sina egna uppgifter och signerar anställningsavtalet digitalt. Ingen pappersexercis, inga onödiga mejltrådar.

Allt samlat – med koll på lönsamheten

Eftersom personalsystemet kan kopplas ihop med kassasystem, de mobila kassallösningarna samt bokföring, hotellsystem, lager och lojalitetsprogram får ledningen tydlig insikt i kostnader, intäkter, lönekostnadsprocent och marginaler – allt i realtid.

Oavsett om du driver en enskild restaurang, ett hotell, ett café eller en hel kedja går systemet vanligtvis att komma igång med på bara några dagar. Resultatet blir mer tid för gästerna, nöjdare medarbetare och bättre koll på lönsamheten.

Kontakta oss!

När du har fyllt i dina uppgifter kommer du att bli kontaktad av en av våra duktiga experter inom kort. Våra experter lyssnar på dina utmaningar och hur våra produkter skulle kunna hjälpa dig till ett smidigt order- och betalflöde i just din restaurang.

Så planerar du restaurangpersonalens arbetspass